Trước khi quyết định Tái cấu trúc Doanh nghiệp, Nhà quản trị cần nắm rõ các vấn đề sau:
Thứ nhất, Nắm thật rõ Cấu trúc của Doanh nghiệp
Thứ hai, Xác định rõ Chiến lược Doanh nghiệp
Cấu trúc của một Doanh nghiệp luôn gồm 2 phần : Hoạt động và Nguồn lực
1. Cấu trúc của Doanh nghiệp – phần Hoạt động
Một cách tổng quát, các hoạt động chính của Doanh nghiệp gồm :
Marketing
Việc nghiên cứu, tìm hiểu, phân tích… để hiểu được thị trường mà Doanh nghiệp tham gia sẽ là cơ sở cho các quyết định quan trọng và các hoạt động tiếp theo. Nghiên cứu thị trường có thể tiến hành cho nhiều sản phẩm hoặc chỉ một sản phẩm. Có nhiều phương pháp thực hiện việc này.
R&D
R&D là hoạt động nghiên cứu và triển khai, bao gồm thiết kế và sản xuất thử nghiệm, chủ yếu là tạo ra yếu tố mới đáp ứng nhu cầu thị trường tốt hơn, hoặc cao siêu hơn là tạo ra nhu cầu mới. Đây là một hoạt động đầy chất sáng tạo và gần gũi với các nghiên cứu khoa học. Hoạt động R&D giúp Doanh nghiệp tạo ra những bước tiến, có thể là đột phá, về lợi thế cạnh tranh.
Tạo thương hiệu- Quảng bá
Thương hiệu sản phẩm hướng đến phục vụ nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu đã chọn trong hoạt động nghiên cứu thị trường và R&D.
Thương hiệu tạo ra sự nhận biết, cá tính, sự khác biệt, đẳng cấp… cho sản phẩm.
Thương hiệu phải được nghiên cứu quảng bá đến nhóm đối tượng theo cách thức phù hợp nhất.
Có thể xem đây cũng là một phần của hoạt động Marketing.
Mua- Cung ứng
Tất cả các yếu tố đầu vào của Doanh nghiệp cần được cung ứng đúng số lượng, chủng loại, qui cách, chất lượng yêu cầu, đúng lúc và đúng nơi, với các điều kiện tốt nhất về giá cả, thanh toán,… bởi các nhà cung cấp đáng tin cậy.
Điều đó cho thấy đây là một động không hề đơn giản.
Tiếp vận (Logistics)
Điều phối, quản lý dòng vật chất từ nguyên liệu đến thành phẩm, luân chuyển từ nhà cung cấp đến kho nguyên liệu của Doanh nghiệp, sau đó đến kho thành phẩm, ra các nhà phân phối/ đại lý/ điểm bán, giao hàng đến kho khách hàng,… bằng các loại phương tiện phù hợp, sao cho vừa đáp ứng về thời gian và chi phí, vừa đáp ứng về an toàn và chất lượng, vừa đảm bảo tuân thủ pháp lý và thông lệ, có chứng từ đầy đủ phục vụ cho công tác quản trị, thanh toán, tính thuế,… là hoạt động rất quan trọng và kết nối với nhiều hoạt động khác.
Tạo sản phẩm
Từ Sản phẩm ở đây được hiểu chung cho cả sản phẩm và dịch vụ.
Với các yếu tố đầu vào và các nguồn lực, Doanh nghiệp tạo ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường như kế hoạch đã định.
Trong đa số Doanh nghiệp, đây là hoạt động cần nhiều nguồn lực nhất.
Phân phối
Đưa sản phẩm ra thị trường để khách hàng dễ thấy, dễ mua là việc rất sáng tạo và thách thức, nhất là đối với những sản phẩm có quá nhiều sự cạnh tranh trong một hệ thống kênh phân phối chuyên ngành giới hạn.
Doanh nghiệp có thể dùng kênh phân phối có sẵn hoặc tự xây dựng hệ thống phân phối mới, tùy theo tình hình bên trong bên ngoài, chủ trương và khả năng của Doanh nghiệp.
Đây cũng là một phần của hoạt động Marketing.
Bán sản phẩm
Bán hàng chủ yếu là giúp khách hàng tiềm năng quyết định “móc hầu bao” mua sản phẩm của Doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều cách thức bán hàng. Tùy vào tình hình và điều kiện cụ thể của từng Doanh nghiệp và Sản phẩm, Doanh nghiệp sẽ chọn cách thức phù hợp : Trực tiếp, qua thư từ bưu điện, qua email, qua internet, qua truyền hình, qua điện thoại, máy bán hàng, …
Bán sản phẩm gắn liền với hoạt động Quảng cáo. Đây cũng là một phần của hoạt động Marketing.
Dịch vụ khách hàng
Dịch vụ khách hàng hiện nay đã trở nên rất phong phú, giúp nâng cao khả năng cạnh tranh cho Doanh nghiệp. Có thể bao gồm các công việc bảo hành, chăm sóc khách hàng, hỗ trợ khách hàng, xử lý khiếu nại, …
Đây cũng là một phần của hoạt động Marketing.
Ngoài các hoạt động chính đã nêu, Doanh nghiệp còn cần các hoạt động hỗ trợ, như:
Pháp lý
Các hoạt động của Doanh nghiệp cần phải nằm trong pham vi đã qui định của các văn bản pháp lý hiện hành. Sự vi phạm hoặc vượt qua giới hạn, dù vô tình hay cố ý, đều có thể ảnh hưởng đến Doanh nghiệp.
Do đó, Doanh nghiệp cần có hiểu biết về pháp lý về lĩnh vực hoạt động của mình và các mảng liên quan.
Đây là một hoạt động hỗ trợ quan trọng, cần người có chuyên môn về pháp lý.
Hành chính
Đây cũng là một hoạt động hỗ trợ cần thiết trong mọi Doanh nghiệp. Hoạt động này đảm bảo thông tin thông suốt giữa các bộ phận và hoạt động trong Doanh nghiệp, giữa Doanh nghiệp với bên ngoài, đảm bảo an ninh an toàn cho con người và tài sản của Doanh nghiệp…
Việc ra các qui định liên quan và giám sát tuân thủ các qui định đó đòi hỏi phải thực hiện và duy trì thường xuyên.
Kiểm soát
Mọi hoạt động đều cần được hoạch định trước khi thực hiện (hoặc theo qui định nào đó), việc kiểm soát trong và sau khi thực hiện là để đảm bảo đúng kế hoạch (qui định), nếu không đúng thì biết sai biệt ở đâu và do đâu… Kiểm soát cũng giúp cho việc cải tiến kế hoạch, qui định, việc thực hiện… cho phù hợp hơn, thiết thực và hiệu quả hơn. Công việc của Ban Kiểm soát, Phòng Kiểm soát nội bộ, Kiểm toán thuê ngoài,… thuộc phần này.
Kế toán
Như một hệ thống gồm camera và máy tính thông minh, hoạt động kế toán “quay phim” ghi nhận tất cả các chuyển dịch, chuyển hóa của Tiền Bạc và Vật chất (tài sản, hàng hóa,…) và các yếu tố liên quan qua tất cả các hoạt động nêu trên của Doanh nghiệp. Kế toán thường đảm nhận công viêc thanh toán. Sau khi phân loại,tính toán theo những chuẩn mực và qui định nghiêm ngặt, hoạt động này sẽ cung cấp các báo cáo và đề xuất có cơ sở cho Lãnh đạo Doanh nghiệp, các báo cáo theo qui định cho các cơ quan Nhà nước liên quan.
Ngoài ra, tùy tính chất đặc thù công việc, một số Doanh nghiệp có thể nhấn mạnh vào các hoạt động hỗ trợ chuyên sâu khác như IT, Đối ngoại, …
Dưới đây là hình ảnh mô tả tượng trưng các Hoạt động của Doanh nghiệp :
2. Cấu trúc của Doanh nghiệp – phần Nguồn lực
Con người (Nhân lực)
Con người thực hiện mọi hoạt động trong Doanh nghiệp. Con người là Trí tuệ, Sức lực, Kinh nghiệm… của Doanh nghiệp. Con người giỏi, tốt thì Doanh nghiệp hoạt động tốt, và ngược lại. Nguồn lực Con người phân bổ trong Doanh nghiệp theo Cơ cấu tổ chức nhân sự.
Tiền của (Tài chính)
Hầu như mọi hoạt động của Doanh nghiệp đều cần đến tiền của : Mặt bằng, nhà xưởng, chạy máy móc, thuê nhân lực, mua nguyên liệu, phân phối sản phẩm,…
Tiền của eo hẹp thì hoạt động bị ảnh hưởng, có thể ách tắc.
Ngoài tài sản, tiền mặt, … bên trong Doanh nghiệp, nguồn lực có thể nằm ngoài Doanh nghiệp- ở các khoản nợ, hàng tồn …
Công nghệ
Một cách đơn giản, có thể hiểu công nghệ bao gồm Máy móc thiết bị (cả phần cứng và phần mềm) và phương pháp tạo sản phẩm phù hợp. Ngoài yếu tố vật chất, Công nghệ hàm chứa trí tuệ, khoa học và kinh nghiệm. Công nghệ quyết định năng lực tạo sản phẩm- cả về số lượng lẫn chất lượng, qua đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của Doanh nghiệp.
Thông tin
Qua thời gian, Doanh nghiệp có thể tích lũy các thông tin hữu ích cần thiết trong tất cả các công đoạn hoạt động. Nếu có phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp… phù hợp, Doanh nghiệp sẽ có “tri thức” mang lại lợi thế canh tranh tốt hơn.
Nguồn lực thông tin cũng bao gồm các bí quyết, tài sản trí tuệ của Doanh nghiệp. Các mối quan hệ xã hội cũng có thể xếp vào Nguồn lực này.
3. Tái cấu trúc
Như đa phần những cỗ máy hoặc cấu trúc khác, qua quá trình vận động, các yếu tố trong Doanh nghiệp (nguồn lực và hoạt động) luôn có sự thay đổi; sự mất cân bằng, mất cân đối phát sinh trong cấu trúc doanh nghiệp. Hơn nữa ở bên ngoài thì tình hình các thị trường cũng thường xuyên biến động, áp lực cạnh tranh thường là ngày càng tăng, môi trường kinh tế xã hội thay đổi… Tất cả điều đó buộc Doanh nghiệp phải luôn rà soát cấu trúc để cải tiến hoặc tái cấu trúc để thích nghi và phát triển.
Có thể gọi là Cải tiến cho những thay đổi nhỏ.
Còn Tái cấu trúc là những thay đổi lớn, có ảnh hưởng căn bản đến Cấu trúc của Doanh nghiệp.
Tái cấu trúc có thể được thực hiện từng phần- từng nguồn lực, các nguồn lực, từng hoạt động, các hoạt động, hoặc tất cả các nguồn lực và hoạt động,… tùy mỗi Doanh nghiệp.
Do đó, chúng ta thường nghe nói đến các loại tái cấu trúc như :
– Tái cấu trúc Nhân lực : Nhiều tập đoàn lớn sa thải hàng loạt, thay đổi lãnh đạo,…
– Tái cấu trúc Tài chính : Cơ cấu lại vốn, nợ và tài sản của Doanh nghiệp, mua bán, sáp nhập (M&A), giải thể bớt đơn vị trực thuộc, …
– Tái cấu trúc Công nghệ và Thông tin thì ít nghe hơn, nhưng thực tế vẫn diễn ra. Dễ thấy nhất khi các Doanh nghiệp bị buộc phải thay đổi theo trào lưu công nghệ mới : Ti vi màn hình mỏng, điện thoại cảm ứng, …
– Tái cấu trúc hoạt động : Thay đổi chuỗi hoạt động hoặc chỉ thay đổi một số hoạt động chính…Việc này đương nhiên liên quan đến bộ máy thực thi (cơ cấu nhân lực) và có thể cả về nguồn lực tài chính. Vì thế, Tái cấu trúc hoạt động thường đi liền với Tái cấu trúc Nhân lực và Tài chính.
– Tái cấu trúc Chiến lược : Thực ra, Chiến lược không thuộc về Cấu trúc Doanh nghiệp. Nó là là cơ sở xuất phát của Cấu trúc Doanh nghiệp. Do đó nói Tái cấu trúc Chiến lược chỉ là theo thói quen chứ không hoàn toàn chính xác.
Các yếu tố giúp lập Chiến lược
Vì vai trò quan trọng của chiến lược như thế, nên chúng ta thường được hướng dẫn rất chu đáo cho công việc này. Chu đáo đến nỗi nhiều người trong chúng ta nhầm lẫn những hướng dẫn đó chính là Chiến lược. Ví dụ như :
– Phân tích SWOT : Xác định điểm Mạnh- Yếu- Cơ hội- Nguy cơ để hiểu rõ chính mình và tình hình bên trong- bên ngoài, trong hiện tại và tương lai.
Điều này giúp chúng ta có cái nhìn toàn diện, bao quát, hạn chế việc xác định sai lầm;
– Xác định Sứ mệnh (Mission) : Trả lời câu hỏi ta sẵn lòng phục vụ, cống hiến, hy sinh vì ai, vì điều gì. Ý nghĩa tồn tại của Doanh nghiệp là gì.
Điều này giúp cho hoạt động của Doanh nghiệp luôn có ý nghĩa và tràn đầy cảm hứng, tràn đầy năng lượng, giúp sẵn sàng vượt qua mọi khó khăn và đau khổ trong suốt quá trình kinh doanh, đồng thời giúp cân bằng hài hòa giữa vui sống và làm việc, mang lại hạnh phúc cho mình và cho mọi người…
– Xác định Viễn cảnh (Vision, một số tài liệu còn gọi là Tầm nhìn) : Doanh nghiệp mong muốn, tưởng tượng hình ảnh tương lai của mình sẽ như thế nào, giống cái gì. Đó là hình ảnh mục tiêu để Doanh nghiệp phấn đấu, giúp tập trung, tránh phân tán lãng phí nguồn lực, tránh đi lạc hướng hoặc mông lung…
Tái lập Chiến lược
Tương tự như tái cấu trúc, vì doanh nghiệp hoạt động trong môi trường luôn biến đổi, nên dù Chiến lược mang tính ổn định lâu dài, vẫn cần xem xét, đánh giá lại khi cần thiết.
Đó chính là việc xem xét lại hoặc làm rõ hơn Vị trí, Hướng đi, Qui mô của Doanh nghiệp trong không gian thị trường. Thường việc này do Chủ Doanh nghiệp, Hội đồng Quản trị, Đại hội đồng cổ đông quyết định.
Tóm lại, Cấu trúc Doanh nghiệp bao gồm các Nguồn lực, các Hoạt động, và sự phối hợp giữa chúng. Cấu trúc cần được xem xét, cải tiến thường xuyên để phù hợp với những thay đổi liên tục của tình hình bên trong và bên ngoài Doanh nghiệp, nhằm giúp hoạt động tốt hơn, hiệu quả sử dụng nguồn lực cao hơn,…
Những cải tiến, thay đổi quan trọng có ảnh hưởng đến Cấu trúc Doanh nghiệp thì gọi là Tái cấu trúc. Có thể tiến hành Tái cấu trúc các Nguồn lực và Hoạt động của Doanh nghiệp theo cách đơn lẻ hoặc tổng hợp.
Riêng Chiến lược là việc xác định Vị trí, Hướng đi và Qui mô của Doanh nghiệp trong không gian thị trường. Thị trường là không gian xã hội đặc biệt, vốn phức tạp và luôn biến đổi. Ở đây chúng ta đã thấy hình ảnh tượng trưng tối giản dễ hình dung. Việc xác lập Chiến lược cần tiến hành kỹ lưỡng và chu đáo vì Chiến lược là cơ sở xuất phát cho Cấu trúc Doanh nghiệp. Chiến lược có tính tương đối ổn định và bền vững. Việc xem xem xét lại, làm rõ hơn, hoặc xác định lại xác yếu tố Vị trí, Hướng đi, Qui mô Doanh nghiệp có thể gọi là Tái lập Chiến lược. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến Cấu trúc Doanh nghiệp.
Có thể nói : Doanh nghiệp có thể Tái cấu trúc mà không cần Tái lập Chiến lược. Nhưng một khi đã Tái lập Chiến lược thì bắt buộc phải Tái Cấu trúc.
Nguyễn Tiến Đại–CleverMind Consulting Group
Theo Trí thức trẻ